Choisir entre une gestion électronique de document, un outil collaboratif, un système d’archivage ou un réseau social ?

Mon précédent billet, faisait apparaitre une double vue pour mieux comprendre l’usage des outils de gestion de contenu : Une vue fonctionnelle et une vue du cycle de vie de l’information. Il m’a paru judicieux de compléter cette approche par une modélisation des usages de ces outils. L’idée est donc de prendre 4 familles d’outils assez complémentaires et d’essayer de leurs trouver et de comprendre leurs différences.

OUTILS

Prenons pour l’exemple :

  • Une Gestion Electronique de Document, comme étant un outil permettant de gérer des référentiels documentaires, des documents potentiellement complexes (dossier d’expert, contrats, documents industriels, ..),
  • Un système d’archivage électronique long terme et à valeur probante, comme étant un outil capable de préserver dans le temps l’information archivée en lui assurant la meilleure intégrité logique, ainsi qu’une sécurité forte en terme de diffusion/confidentialité des éléments capturés,
  • Un système collaboratif, comme étant un outil permettant à une équipe de partager et faire évoluer pour un temps donné un ensemble d’information (document, échanges texte, dessins, photos, annotations, …)
  • Un réseau social, comme étant un outil valorisant un individu et son appartenance à un ou plusieurs groupes. Avec un micro-blog, la possibilité de partager des images et documents, ainsi que des options de regroupement d’autres membres sur des mêmes sujets d’adhérences.

    • CRITERES

    Voici les critères majeurs qui peuvent avoir une importance variable en fonction de l’outil :

  • Intégrité : L’information doit être immuable, non modifiable, et son utilisation tracée,
  • Fréquence de consultation : Les accès et mises à jour très nombreuses (ordre de l’heure voir de la minute)
  • Pérennité : L’information doit pouvoir être lisible dans le temps,
  • Accessibilité : Il doit être possible d’accéder facilement à l’information par de nombreuses personnes,
  • Multi-format : Gère du texte, des images, des fichiers Office, des PDF, …,
  • Confidentialité : Permet une gestion fine des droits,
  • Interactivité : L’information doit vivre et évoluer très facilement, possibilité de modifications simultanées, …

    • Il existe aussi d’autres critères, plus macro au niveau fonctionnel, touchant des aspects contextuels ou organisationnels, et qu’il convient de prendre en compte :

  • Usage et culture : Il est nécessaire d’avoir une culture et une maitrise forte autour des outils,
  • Gouverne : L’usage de l’outil nécessite des fondamentaux et règles ... Lire la suite de l'article